قوانین شش گانه مدیریت زمان

مدیریت زمان

مدیریت زمان نامی که احتمالا شما نیز مانند من روی جلد کتاب‌های متعددی دیده ، مطالعه کرده و پس از لذت بردن از محتوای زیبایشان در مورد مدیریت زمان روز کاری بعد روند بی قانون خود را طی کرده اید.

بیایید کمی کاربردی تر و قانونمند تربه مسئله مدیریت زمان بپردازیم .

شش قانون برای مدیریت زمان وجود دارد و  کافی است این شش قانون را رعایت کنید تا بتوانید با صرفه جویی 15 دقیقه در روز 97 ساعت از سال خود را ذخیره کنید و با مدیریت یک ساعت هدررفت زمان در طول روز 6 هفته به هر سال از زندگی خویش اضافه کنید.  آیا این راز طول عمر نیست؟

قطعا می دانید قانون برای تضمین اجرایی بودنش نیاز به پیش بینی جریمه برای خاطیان دارد بد نیست گاهی خودمان را جریمه کنیم!!!

اما بپردازیم به شش قانون مدیریت زمان

قانون اول مدیریت زمان فقط یکبار

قانون اول : فقط یکبار (Just once)

این موضوع برایتان آشنا نیست…
شنبه اول هفته وارد دفتر می شوید به پشت میز کار خود می روید روی میز سه مورد استعلام قیمت یک مورد ثبت سفارش سه مورد شکایت در پوشه زرد رنگ قرار دارد شما باید به این موارد پاسخگو باشید مورد اول را در دست میگیرید شروع به مطالعه می کنید تلفن زنگ میخورد یک مشتری خوب و شما شروع به صحبت و مشاوره می کنید ۳۰ دقیقه گذشته باز می گردید تا ادامه مطالعه خود را انجام دهید ناگهان نوتیفیشن (آلارم) ایمیل حواس شما را پرت کرده آن را باز می کنید تا حس کنجکاوی خود را پاسخگو باشید وقتی برای بار سوم به سراغ پوشه زرد رنگ خود می‌روید می‌بینید برای انجام آن زمان کافی ندارید و آن را کنار می گذارید و فردایی شبیه به امروز و آخر هفته پوشه زرد رنگی که کابوس شماست.

دوباره کاری نکنید.

اگر فعالیتی را آغاز کردید سعی کنید آن را به نتیجه برسانید و هرگز تا زمانی که وقت کافی برای پرداختن به یک کار را ندارید سراغ آن نروید چراکه قاتل خاموش مدیریت زمان دوباره کاری است.

قانون دوم مدیریت زمان لیست شش گانه

قانون دوم : فهرست شش گانه (Six list)

فهرست کارهای روزانه را به شش مورد محدود کنید

وقتی فهرستی طولانی داشته باشید معمولا کارهای ساده تر و کم ارزش تر را انجام می دهید تا فهرست را کوتاه کنید اما در انتهای روز می بینید که مهمترین کارهای فهرست را انجام نداده اید به این دلیل که سخت یا وقت گیر بودند.

برای جلوگیری از اثر منفی روانشناختی بلند بودن لیستی از کارها که هیچگاه تمام نمی شوند بهتر است کارهای کم ارزش تر را به صورت منویی از گزینه های شش مورد اصلی در موارد جداگانه یادداشت کنید و قواعد مدیریت زمان را برای آن ها نیز پیاده سازی کنید.

ماتریس استفان کاوی

استفان کاوی نویسنده کتاب هفت عادت مردمان موثر فعالیت ها را از نظر اهمیت و فوریت به چهار دسته تقسیم می کند. که ابزاری بسیار کاربردی برای تهیه لیست 6 موردی روزانه ماست.

 افزایش عملکرد در گرو قرار دادن زمان کافی برای کارهای مهم و غیرفوری در این ماتریس می باشد.

ماتریس استفان کاوی در مدیریت زمان
قانون سوم مدیریت زمان وظیفه زمان

قانون سوم : وظیفه زمان (Task of Time)

برای آن که شش مورد فهرست روزانه خود را در طول روز به پایان برسانید بهترین روش آن است که

در طول روز شش فعالیت یک ساعته انجام دهید.
و در بهترین حالت چهار فعالیت یک و نیم ساعته انجام دهید
تا ضمن استفاده از حداکثر توان عملکرد بدن برای بازیابی انرژی نیز وقت قرار دهید .

اگر پروژه های بزرگ معوق دارید آنها را به پروژه های کوچک تقسیم کنید تا در بازه های زمانی کوتاه توان اجرای آنها را مطابق اصول مدیریت زمان داشته باشید.

قانون چهارم مدیریت زمان پازل کاری

قانون چهارم : پازل کاری (Working puzzles)

برنامه ریزی روزانه خود را همچون یک پازل بچینید و تحت هر شرایطی به آن پایبند بمانید.

اموری که مستلزم رفت و آمد هستند و با هم تلاقی دارند را همزمان انجام دهید.

برنامه خوب در مدیریت زمان برنامه ایست که در آن تایم کافی برای موارد زیر را در نظر گرفته باشید :

برنامه ریزی

  • استراحت
  • بازیابی انرژی های روحی، فیزیکی و احساسی

و همچنین دو بازه نیم ساعته برای اموری که اتفاق افتادنشان خارج از خواست شماست (تلفن، جلسات فوری،پاسخگویی به دیگران و ملاقت ها و …)

قانون پنجم مدیریت زمان مهم و مهم تر

قانون پنجم : مهم و مهم تر (prioritize)

کارهای سخت فهرست خود را در ابتدای روز انجام دهید ( برایان تریسی: “کتاب قورباغه ات را ببوس”)

۲۰ درصد از تلاش ما ۸۰ درصد نتایج را به دنبال خواهد داشت اما بهتر است ۸۰ درصد از تلاش ما ۲۰ درصد از مهمترین نتایج را به دنبال داشته باشد تا ۴ برابر بهره وری بیشتری داشته باشیم.

برای اولویت‌بندی که از ارکان مدیریت زمان است بهتر سوالات زیر را از خود بپرسید :

آیا فهرست کارهای روزانه واقعا شامل مهمترین کارهای ممکن است؟

  • مهمترین کار را در کدام بخش از روز انجام می دهید؟ ابتدا اواسط و یا اواخر؟
  • آیا زمان کافی برای استراحت، بازیابی انرژی های فیزیکی ، احساسی و روحی در نظر گرفته اید؟
  • آیا در روز حداقل یک کار مهم و غیرفوری انجام می دهید که باعث پیشرفت درازمدت شما شود؟
قانون ششم مدیریت زمان دسترسی

قانون ششم : دسترسی (access)

بارها این موارد را تجربه کرده ایم:
فراموش کردن آخرین جایی که وسایل خود را گذاشته ایم
و یا اطلاعات مشتری در کدام پوشه از کامپیوتر  بوده است
کلید های دفتر کجاست ؟ و …

راه حل دسترسی آسان به وسایل و قربانی نکردن مدیریت زمان به خاطر این مسئله انضباط شخصی است  برای آنکه راهکارهای عالی در مورد انضباط شخصی را بدانید میتوانید به کتاب از بی نظمی تا نظم نوشته لیز دیون پورت رجوع کنید.

ما به ۸۰ درصد اطلاعات بایگانی شده هرگز رجوع نمی کنیم.

برای آنکه بدانید چه چیز را دور بیندازید و چه چیز را نگه دارید دو سوال زیر را از خود بپرسید :

  • آیا دور ریختن آن ضرری می‌زند؟
  • آیا دوباره میتوان به آن دسترس داشت؟
پیشنهاد میکنم ...

وقتی تصمیم به اجرای شش قانون مدیریت زمان گرفتید تبصره های انعطاف پذیری قانون را نیز به یاد داشته باشید.

ایده آل گرا نباشید

بهتر است کارها را در زمانی کوتاه تر و به موقع به نتیجه ای مطلوب و نه صرفاً عالی برسانید.

مالتی تسکینگ ممنوع

فعالیت های 90 دقیقه ای همراه با استراحت های 15 دقیقه ای متناوب را جایگزین انجام همزمان چند کار کنید.

نگاه سیستماتیک

در گیر جزئیات خود حلالی که تاثیر مهمی در روند های کاری ندارند، نشوید و به حل مسائل بزرگتر بپردازید.

ارتباطات بهینه

روش تماس با دیگران را طوری انتخاب کنید که در کوتاه ترین، زمان کاربردی ترین نتیجه را بدست آورید.

واقع بینی

اگر مورد غیر منتظره ای برنامه شما را مختل کرد با آن کنار آمده در کوتاه ترین زمان به برنامه خود برگردید.

دانلود سنتر

اگر راه و روش متمایزی برای مدیریت زمان می شناسید آن را با ما در میان بگذارید تا در مطالب بعدی آن ها را بیان کنیم با تشکر

نظر خود را برای ما ارسال کنید

0 + 8 = ?